Member Services Coordinator

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Member Services Coordinator

Job Information
Author alnationtalk
Date October 8, 2020
Deadline October 26, 2020
Type Full Time
Company First Nations Finance Authority
Location Westbank, BC.
Category Customer Service
Client First Nations Finance Authority
Contact Information
Please email your resume and cover letter with 3 work related references to: [email protected]. We thank all applicants for their interest, however, only those candidates selected for interviews will be contacted. FNFA may cancel, postpone, or revise employment opportunities at anytime.


Member Services Coordinator
Competition No. 2020-MS-002
Internal/External

Organization:
The First Nations Finance Authority (FNFA) is a national non-profit organization that provides financing, investment, and advisory services to First Nations Governments across Canada for economic development, social development and other capital projects. www.fnfa.ca

Summary:

Reporting to the Director of Member Services, this position shall work within the Department team to increase the FNFA membership and the FNFA loan portfolio by developing on-going relationships, by linking the financial needs of the Member to FNFA services.

The incumbent is responsible for the interaction with FNFA’s existing and potential Borrowing Members, the accurate and timely preparation and completion of membership and loan documentation, the entry of pledged revenue stream data and statistical data into the SRTA. The Coordinator will assist the Finance Department with gathering of information for the annual Member reviews in addition he/she will work with the Finance Department when appropriate to resolve member issues. As well, the Coordinator will provide timely updates and bring awareness to the Director regarding opportunities and concerns. This relationship will maximize the current and potential Borrowing Members’ understanding of the programs offered by the FNFA. At times, this position may be required to travel.

Role responsibilities include but are not limited to:

  1. Contacts the appropriate representatives of the current and potential Borrowing Members as assigned by the Director of Member Services.
  2. Meets timeline needs of each First Nation as it relates to FNFA membership and loan processing.
  3. Obtains necessary Borrowing Member’s information for document preparation.
  4. Works with Business Development and Finance teams to obtain information/approval as required in the membership and borrowing processes.
  5. Prepares borrowing documents, tracks status of document, compiles finalized loan packages, obtains required signatures, and prepares reports for approval by the Director.
  6. Reviews, distributes, and follows up of Promissory Notes as required.
  7. Updates files and applications where the information is deemed new, as required.
  8. Responsible for maintaining accurate and up to date information in the CRM database.
  9. Provides accurate member documentation and loan documentation to each Member.
  10. Assists each Borrowing Member with their understanding of the documents prepared for them, and where beneficial, explains these documents to Council.
  11. Answers enquiries and forward to Finance team to resolve problems and irregularities/discrepancies concerning a Borrowing Member’s account.
  12. Provides updates on opportunities and concerns to the attention of the Director as deemed necessary.
  13. Performs ad-hoc administration support duties as required and availability permits.
  14. Follows all FNFA policies and procedures.

Who Can Apply:

Persons of First Nations ancestry will be given preference. Applicants must possess:

  • Successful completion of a university or college diploma in a business management program or equivalent combination of education with 3+ years of relevant work experience.
  • The Certified Aboriginal Financial Manager (CAFM) designation or the Certified Aboriginal Professional Administrator (CAPA) designation is considered an asset.
  • Knowledge of concepts and fundamentals of financial management.
  • Knowledge of cash flow, budgeting, and scheduling processes.
  • Demonstrated superior attention to detail and accuracy.
  • Demonstrated ability to gather and collate large amounts of information.
  • Experience presenting to individuals or small groups in a variety of settings.
  • Experience working with First Nations communities.
  • Excellent communication, interpersonal and customer service skills.
  • Ability to exercise tact, diplomacy and good judgment when dealing with people.
  • Strong analytical and problem-solving skills.
  • Strong initiative, follow through skills and attention to detail.
  • Strong writing and editing skills.
  • Proficiency in word processing, spreadsheets, databases and other relevant applications including MS Office (Word, Excel).
  • Ability to read and review contractual documents.
  • Ability to find and implement creative and practical solutions to problems.
  • Ability to work independently as well as function effectively in a team environment.
  • Ability to organize and prioritize work to meet deadlines in a fast-paced environment, while responding to numerous diverse and shifting challenges without compromising the quality of the work.

Compensation:
We offer a competitive compensation package within our internal salary grid.

Coordonnateur des services aux membres

Organisme :
La FNFA est un organisme national sans but lucratif qui fournit des services de financement, d’investissement et de conseil aux gouvernements des Premières Nations à travers le Canada pour le développement économique, le développement social ainsi que d’autres projets d’immobilisations. www.fnfa.ca

Résumé :

Relevant du directeur des services aux membres, le titulaire de ce poste travaillera au sein de l’équipe des services pour augmenter le nombre de membres de la FNFA et le portefeuille de prêts de la FNFA en développant des relations continues, en reliant les besoins financiers du membre aux services de la FNFA.
Le titulaire est responsable de l’interaction avec les membres emprunteurs existants et potentiels de la FNFA, de la préparation et de l’achèvement précis et en temps opportun des documents d’adhésion et de prêt, de la saisie des données sur les flux de revenus promis et des données statistiques dans le SRTA. Le coordonnateur aidera le service des finances à recueillir des informations pour les examens annuels des membres et travaillera avec le service des finances le cas échéant pour résoudre les problèmes des membres. De plus, l’employé fournira des mises à jour en temps opportun et sensibilisera le directeur aux opportunités et aux préoccupations. Cette relation maximisera la compréhension des membres emprunteurs actuels et le potentiel des programmes offerts par la FNFA. Parfois, le titulaire de ce poste peut être appelé à voyager.

Les responsabilités comprennent, mais sans s’y limiter :

  1. Communiquer avec les représentants appropriés des membres emprunteurs actuels et potentiels désignés par le directeur des services aux membres.
  2. Répondre aux besoins en matière de délais de chaque Première Nation en ce qui concerne l’adhésion à la FNFA et le traitement des prêts.
  3. Obtenir les informations nécessaires du membre emprunteur pour la préparation des documents.
  4. Travailler avec les équipes de développement des affaires et des finances pour obtenir les informations et approbations requises dans les processus d’adhésion et d’emprunt.
  5. Préparer les documents d’emprunt, faire le suivi de l’état des documents, compiler les dossiers de prêt finalisés, obtenir les signatures requises et préparer les rapports pour approbation par le directeur.
  6. Examiner, distribuer et assurer le suivi des billets à ordre, au besoin.
  7. Mettre à jour les fichiers et les demandes où les informations sont jugées nouvelles, au besoin.
  8. Responsable de maintenir des informations exactes et à jour dans la base de données CRM.
  9. Fournir à chaque membre une documentation complète en s’assurant de la précision des informations qui concernent le membre et le prêt.
  10. Aider chaque membre emprunteur à comprendre les documents préparés à son intention et, le cas échéant, expliquer ces documents au Conseil
  11. Répondre aux demandes de renseignements et les transmettre à l’équipe des finances pour résoudre les problèmes et les irrégularités ou divergences concernant le compte d’un membre emprunteur.
  12. Fournir des mises à jour sur les opportunités et les préoccupations à l’attention du directeur, si nécessaire.
  13. Effectuer des tâches ad hoc de soutien administratif selon les besoins et la disponibilité.
  14. Respecter toutes les politiques et procédures de la FNFA.

Qui est visé :

La préférence sera accordée aux personnes d’ascendance des Premières Nations. Les candidats doivent posséder :

  • Obtention d’un diplôme universitaire ou collégial dans un programme de gestion des affaires ou une combinaison équivalente d’études avec plus de 3 ans d’expérience de travail pertinente.
  • Le titre de gestionnaire financier autochtone accrédité (GFAA) ou le titre d’administrateur professionnel autochtone accrédité (APAA) est considéré comme un atout.
  • Connaissance des concepts et des principes fondamentaux de la gestion financière.
  • Connaissance des processus de trésorerie, de budgétisation et de planification.
  • Une attention supérieure démontrée aux détails et à la précision.
  • Aptitude avérée à recueillir et à rassembler de grandes quantités d’informations.
  • Expérience de présentation à des individus ou à de petits groupes dans divers contextes.
  • Expérience de travail avec les communautés des Premières Nations.
  • Excellentes compétences en communication, relations interpersonnelles et service à la clientèle.
  • Capacité à faire preuve de tact, de diplomatie et de bon jugement dans ses relations avec les gens.
  • Solides capacités d’analyse et de résolution de problèmes.
  • Forte initiative, suivi des compétences et souci du détail.
  • Solides compétences en rédaction et en révision.
  • Maîtrise du traitement de texte, des feuilles de calcul, des bases de données et d’autres applications pertinentes, y compris MS Office (Word, Excel).
  • Capacité de lire et de réviser les documents contractuels.
  • Capacité à trouver et à mettre en œuvre des solutions créatives et pratiques aux problèmes.
  • Capacité à travailler de manière autonome et à fonctionner efficacement dans un environnement d’équipe.
  • Capacité d’organiser et de hiérarchiser le travail pour respecter les délais dans un environnement au rythme rapide, tout en répondant à de nombreux défis divers et changeants sans compromettre la qualité du travail.

Rémunération :
Nous offrons un régime de rémunération concurrentiel selon notre grille salariale interne.

Lieu :
Le candidat retenu travaillera au siège social situé à Westbank, en Colombie-Britannique.

Durée :
Poste à temps plein pour une durée déterminée.

Date limite :
Mercredi 14 octobre 2020 à 15 h (PT)

 

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